Hacking Outlook Public Folders

Если вы работаете в крупной компании, то скорее всего пользуетесь Exchange Server и Outlook. Вероятно, у вас большой поток писем и часто возникает надобность делиться письмами с вашей командой.

Для этой цели хорошо подходят Public Folders - вы создаете для вашей команды такую папку со своей структурой, и вся проектная переписка попадает туда. Вместо того, чтобы делать коллеге Forward письма или ставить в CC всю команду просто на всякий случай (рискуя попасть под spam фильтр), вы перетягиваете письма в ваш Public Folder.

Письма не занимают дополнительного места на вашей рабочей машине, в случае проблемы с ней - все письма можно найти на сервере, за исправностью которого следят IT службы.

Резюмируя, я хотел бы поделиться с вами несколькими приемами работы с Public Folders, которые я в последнее время часто использую.

Чтение Inbox

Во-первых, я держу свой Inbox пустым (похоже на то, что описывает Макс Дорофеев в своем слайдкасте), поэтому новых писем немного и они отправляются либо в Public Folders (архив), либо в Local Folders (личное), либо в задачи. Письма в Inbox отсортированы по дате по возрастанию (то есть новые письма - внизу). Это честнее по отношению к коллегам и так удобнее читать.

Читая письма, я пользуюсь пробелом. Включить эту опцию можно в File>Options>Mail>Outlook Panes>Reading Pane:

При нажатии пробела Outlook скроллит письмо, а после того, как оно закончилось, переходит на следующее письмо в списке. Таким образом, вы можете прочитать все письма пользуясь лишь одной клавишей - ни одного скролла мышкой.

 

Public Folders видны только в Folder List View (Ctrl+6), поэтому если вы используете Mail View (Ctrl+1), который значительно компактнее и включает секцию Favorites, то перетягивание писем вручную в Public Folders может быть утомительным. В любом случае, стандартная процедура перетягивания письма обычно требует активной мышиной возни, а это вредно для ваших суставов.

 

Quick Steps

 

В Outlook 2010 можно создать Quick Steps для часто повторяемых действий, например, вот так:

Как видите, у меня есть два основных типа Quick Steps:

1. Переместить письмо в одну из проектных Public Folders и пометить его как прочтенное
2. Создать задачу и прикрепить к ней письмо

У каждого Quick Step есть горячее сочетание клавиш. Outlook 2010 здесь не гибок и дает возможность использовать только Ctrl+Shift+число от 1-9. Каждый Quick Step у меня начинается с цифры, которая подсказывает, какой hot key использовать для Quick Step. Панель сверху используется просто как памятка, я не нажимаю на Quick Steps мышкой.

Если письмо не требует от меня действий, я нажимаю одно из сочетаний Ctrl+Shift+номер папки, и письмо попадает в нужный Public Folder.

Создать такой Quick Step непросто. В диалоге создания Quick Step при выборе стандартного действия "Move To" Outlook предлагает указать целевую папку - набор недавно использованных папок либо опция Other Folder, показывающая структуру ваших папок в диалоговом окне. Удивительно, но в этом диалоге нет Public Folders.

Зато если вы выберете или откроете письмо, затем нажмете кнопку Move в Ribbon меню над письмом и выберете опцию Other Folder, то там сможете выбрать нужный вам Public Folder. После этого эта папка будет доступна в списке недавних папок и теперь можно будет создать соответствующий Quick Step.

Помимо перетягивания писем в Public Folders, можно также включать в CC почтовый адрес целевого Public Folder, однако, убедить заказчиков так поступать обычно сложно.

Письма-задачи

Quick Step для создания задачи из письма звучит как перебор, ведь все знают, что письмо можно отметить флажком, и оно попадет в ваш список задач. Но с этим способом есть проблема - ваша задача будет названа Subject-ом письма и не будет говорить вам, что требуется сделать (что уже не очень правильно). Если же вам нужно выполнить разные действия на письма с похожим Subject-ом или если Subject письма нерелевантен, то читать подобные списки задач непросто. Таким образом, этот Quick Step мотивирует вас на создание корректных задач и поддержание вашего to do list в хорошем состоянии.

Быстрый доступ к Public Folders

Так как Public Folders расположены удаленно, то могут возникнуть 3 проблемы:

1. Недоступность папок в Offline режиме
2. Медленный поиск
3. Также может быть неудобно то, что папки не доступны в Mail View (только в Folder List)

По поводу 3го пункта - если нажать Ctrl и щелкнуть мышью по Quick Step, то вы перейдете в папку, в которую Quick Step должен перемещать письма.

Также можно использовать Favorites. Работает это не совсем тривиально, поэтому немного деталей.

В Folder List находите ваш любимый Public Folder и в меню по правому щелчку мыши выбираете опцию Add To Favorites; ваш Public Folder попадет в секцию Public Folders > Favorites - он все еще не в основном Favorites в Mail View.

Далее, выбрав вашу папку в Favorite Public Folders, нажимаете по ней правым щелчком, и выбираете пункт Show in Favorites - эта опция наконец-то добавит выбранный Public Folder в Favorites в Mail View.

Кстати, в Favorites можно также добавить ссылки на Search Folders, разбив свой входящий поток писем по разным критериям (например, важные письма, письма, где только вы в TO или где вы всего лишь в CС). Это может помочь после возращения из отпуска или после болезни, когда писем действительно много.

То, что Outlook делает в случае добавления папки в Public Folder Favorites зависит от настроек File>Account Settings>E-mail>Ваш Аккаунт>Change>More Settings:

Eсли пункт Download Public Folder Favorites помечен галкой, то Outlook создает локальную версию удаленной папки и периодически синхронизирует вашу локальную версию с версией на сервере. Теперь папка становится доступной и в Offline режиме, также поиск по папке может быть быстрее.

Возникает непреодолимое желание выбрать эту опцию, но попробовав её, я был вынужден её отключить:

• Почему-то письма скачиваются, если вы их открываете напрямую из Public Folders, если просматривать письма из Favorites, то Outlook переливается всеми цветами своей палитры, но письмо не показывает.
• Синхронизация папок происходит не сразу - вы письмо уже скопировали, а в Favorites его еще не видно.
• Если вы перетащите письмо в Favorites - оно попадет лишь в вашу локальную копию общей папки и не появится на сервере. То есть эти папки по сути read only (хотя сначала таковыми не выглядят).

Если же эта опция не включена, то в Favorites у вас будет просто ссылка на Public Folder - никаких сюрпризов, вы работаете с удаленной папкой. Если вы туда перетащите письмо, то оно попадет на сервер.

В связи с этим, с первыми двумя проблемами я смирился (проблема доступа к папкам в offline и не такой шустрый поиск), зато если вы потеряете свой notebook, то меньше будет проблем с offline контентом на нем, плюс поиск может быть и медленный, но потребляет меньше ресурсов на вашей машине (наверное).

Собственно, на этом пока все, надеюсь что-то из того, что я написал вам пригодится.