Outlook: hide delayed tasks

There are certain tasks which I need to do, but I can’t do them until some date/time.

What I want is to put such tasks into my task list, but I don’t want them to be visible until their start date. I don’t want to put them into my calendar, I can do them after day X, but don’t know when exactly I will find time for them, so my task list is a better fit.

So the first step is to actually specify a start date for such a future task and then set up a filter on your outlook task list to hide delayed tasks and this is a little bit trickier:

1. Click on “Arrange By” on top of your task list and select “View Settings”
2. Click “Filter” button and select “Advanced” tab; by default it filters in current tasks (where Completion Date doesn’t exist AND Completion Flag doesn’t exist)
3. We also want to filter in tasks with Start Date “on or before” Today, so you click on a “Field” button under Define Criteria, select a Start Date there, specify “on or before” in Condition and type “Today” in the Value text box
4. Unfortunately this filters out all tasks without start date, apparently we want to show current task OR tasks without Start Date, so you again add Start Date field and pick up “doesn’t exist” Condition from a drop down there 
5. This is it, enjoy, delayed tasks are filtered out now

(here is how your filter should look like)

Note that conditions from 2nd and 3rd points are actually appended to resulting query using AND logic, while 3rd and 4th conditions should use OR logic. Actually, I thought that you can’t specify this logic in Advanced tab since all conditions are ANDed by default, so initially I hacked my custom query in SQL tab (poor me, those SQL queries look pretty ugly, you can check an auto-generated one).

Funny enough, but Advanced filter is so advanced that it understands 3rd and 4th conditions should be ORed. So actually you don’t need to mess around with a SQL query.

Быстрая (пере) индексация писем в Outlook

Если вы переустановили OS (например, Windows 7) и никак не можете дождаться пока Outlook (2010, к примеру) проиндексирует весь ваш почтовый архив (ну, большой он, например), то вам сюда. Например :)

Uber Inbox и альтернатива Recall Message

По горячим следам предыдущего поста еще пару Oulook советов.

Очень часто возникает ситуация, когда Inbox усердно сортируется по папкам, а Sent Items лежат большой дымящейся кучей. Статья (осторожно, английский) описывает, как сделать так, чтобы Sent Items появлялись в вашем Inbox. В итоге посланные письма будут попадать под тот же самый механизм сортировки, что и принятые письма.

Вкратце, в Options Outlook-а отключается сохранение писем в Sent Items и добавляется правило на сохранение письма в Inbox после отправки. Очень просто, по-моему, все должно быть понятно по скриншотам в статье.

В статье также указывается, что это хороший способ увидеть ваши ответы в Conversations. На самом деле, в Outlook 2010 это не требуется. Просто поставьте галочку:

Более того, таким способом Outlook включит письма в Conversations не только из Sent Items, но и из других папок, включая локальные папки.

Вдобавок, на лайфхакер.ру рассказали про альтернативу отзыва посланного письма.

Отзыв письма встроен в Outlook, но работает как-то странно. Обычно люди узнают об этой возможности, когда к ним приходит 2 письма - оригинал и отзыв. Все сразу бросаются посмотреть, что же такого ляпнули в оригинале, что его отзывают. В теории, правда, оригинал должен удалиться из почтового ящика адресата.

Решение, предлагаемое лайфхакером, простое. Опять-таки, на событие "отправка письма" вешается действие по задержке отправки на 3 минуты. После нажатия кнопки Send письмо 3 минуты лежит у вас в Outbox, его можно удалить, поправить и т.п. Сразу скажу, мне показалось, что достаточно 1-1.5 минуты.

Hacking Outlook Public Folders

Если вы работаете в крупной компании, то скорее всего пользуетесь Exchange Server и Outlook. Вероятно, у вас большой поток писем и часто возникает надобность делиться письмами с вашей командой.

Для этой цели хорошо подходят Public Folders - вы создаете для вашей команды такую папку со своей структурой, и вся проектная переписка попадает туда. Вместо того, чтобы делать коллеге Forward письма или ставить в CC всю команду просто на всякий случай (рискуя попасть под spam фильтр), вы перетягиваете письма в ваш Public Folder.

Письма не занимают дополнительного места на вашей рабочей машине, в случае проблемы с ней - все письма можно найти на сервере, за исправностью которого следят IT службы.

Резюмируя, я хотел бы поделиться с вами несколькими приемами работы с Public Folders, которые я в последнее время часто использую.

Мозг и ночные бдения

Макс Дорофеев опубликовал интересный slide cast (полная версия), в частности мне понравились размышления про мозг и то, как он (мозг) воспринимает задачи, рекомендую:

Gtd Dev Labs2010 Part I

View more webinars from Maxim Dorofeev.

Идея проста и не нова (просто изложение забавное) – если мы ставим задачи в очередь, пытаясь их запомнить, то они довлеют над нами и постоянно всплывают, отвлекают от текущей работы и нервируют. Самый простой способ – это не держать эти задачи в голове, а записать их куда-нибудь, выгрузить куда-нибудь из своего мозга.

Когда под рукой есть Outlook, то все просто, но у меня вот иногда такое ночью бывает. Приходит в голову идея, и пытаешься её «не забыть». Она тебя теребит, мешает заснуть, и тут приходит вторая идея. Мозг все больше не спит, накапливается критичиская масса идей, которые нужно не забыть, ведь неплохие идеи :) Все, сон потерян, и нужно что-то делать, чтобы не проснуться завтра с больной головой.

У меня хорошего рецепта нет, разные вещи пробовал, но что не пробую, то выходит как-то боком. А вы как боретесь с подобным явлением? Или если у вас хороший сон, то может быть что-то просто посоветуете?